El correo electr贸nico es una herramienta esencial para el ejercicio de nuestras funciones, hay que dedicarle tiempo, pero este tiempo tiene que ser el justo para no perder el tiempo con el, as铆 que hay que procurar ser ordenado, de tal manera que eso nos ayuda a la hora de localizar los correos ya leidos, y tener claro los correos que tienes pedientes de leer, o de trabajarlos.

1.- Haz seguimiento

S茅 previsor, guarda una copia de lo que has enviado y a quien, as铆 podr谩s hacer un seguimiento de tus solicitudes y contactos.

2.- Cuidado con el 鈥楢sunto鈥�

Usar bien la l铆nea de asunto es vital. Si la pifias ah铆, el resto del mail ya no se leer谩. Si no pones nada lo m谩s seguro es que acabes en la bandeja de spam. Si pones 鈥淐V鈥�, 驴cu谩ntos correos as铆 crees que se pueden recibir cada d铆a?

3.- Usa bien la firma

A帽ade firma a tu mensaje. Todos tus datos de contacto -nombre, email, tel茅fono鈥�- deben estar indicados al pie del correo. Incluye una referencia a la protecci贸n de datos de car谩cter personal, te doy un modelo:

鈥淣OMBRE
Entidad
Cargo
Tf.: 鈥� Fax: 鈥�

En cumplimiento de lo previsto en la Ley Org谩nica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protecci贸n de Datos de Car谩cter Personal, le informamos que este mensaje est谩 dirigido a las personas indicadas en el encabezamiento y que puede contener informaci贸n confidencial.
Si Ud. lo ha recibido por error le rogamos nos avisen inmediatamente y destruyan este mensaje. En ning煤n caso deber谩n copiar, distribuir o tomar iniciativa alguna en relaci贸n con su contenido.鈥�

4.- Ordena tus mensajes por carpetas.

Elimina cada mensaje de la bandeja de entrada despu茅s de leerlo, sino es posible que leas algunos mensajes 10 veces o m谩s. Marcar el mensaje como no le铆do para indicar que a煤n debes hacer algo con el mensaje no es la soluci贸n; para eso existen las listas de tareas. Intenta vaciar la bandeja de entrada por completo al menos una vez cada semana.

Copia cada mensaje que requiere acci贸n al sito adecuado: si est谩s esperando a otra persona gu谩rdalo en la carpeta 鈥榚n espera鈥�, y todo lo que no requiere ninguna acci贸n para ahora, lo aparcas en la carpeta 鈥榓lg煤n d铆a/quiz谩s鈥�. Citas van al calendario y tareas a la lista de acciones. As铆 te aseguras de poder reencontrarlo al momento en que lo necesitas.

Luego, mueves cada mensaje a la carpeta 鈥榓rchivo鈥�, o los puedes clasificar por categor铆as, crea m谩s subcarpetas, pero no hagas muchas para evitar tomar decisiones acerca de donde guardar cada mensaje. As铆 puedes f谩cilmente reencontrar cada mensaje.

Usa una lista 鈥楨n Espera鈥�. Usando esta lista est谩s seguro de que no olvidas nada (si revisas esta lista al menos una vez a la semana), mientras mantienes estos mensajes fuera de la vista.

5.- Usa el buscador del ordenador para encontrar un mensaje en concreto.

Muchas veces puedes encontrar un mensaje r谩pidamente si tienes los mensajes en el archivador ordenados por remitente. Ademas, con una herramienta como Google Desktop, Windows Desktop Search o Spotlight puedes encontrar cualquier mensaje en un instante.

6.- Gestiona el tiempo que le dedicas al correo.

Planifica momentos concretos para procesar el correo y cierre el programa de correo durante el resto del d铆a.

Si es posible, contesta los correos durante el pr贸ximo d铆a laboral. A un lado no debes contestar los mensajes demasiado r谩pido para no crear expectativas imposibles, mientras tampoco puedes esperar mucho tiempo.

Escribe tus respuestas en 5 l铆neas. Si no puedes hacerlo en cinco l铆neas, es probablemente m谩s eficaz usar el tel茅fono o explicarlo cara a cara. La gente habitualmente no lee correos largos y adem谩s pierdes mucho tiempo escribi茅ndolos.

7.- Configura el programa de correo electr贸nico.

Configura el programa de correo para que no env铆a los correos directamente. As铆 te puedes permitir hacer fallos sin consecuencias desastrosas.

Usa filtros y reglas para eliminar correo basura y procesar notificaciones.

8.- 脷ltimo consejo.

No discutas por correo electr贸nico. El e-mail no es el medio para gestionar emociones.


Personalmente utilizo el gmail (aunque servir铆a cualquier otro como outlook, yahoo, etc鈥�) para recibir el correo personal y laboral, esto me ayuda a tenerlo a mano a cualquier hora del d铆a, no sabr铆a decir si es bueno o malo, porque acabas trabajando fuera de la jornada laboral, pero a veces, cuando est谩s en alg煤n curso, o fuera del despacho y tienes que acceder a tu correo electr贸nico puede ser de muy buena ayuda. Habla con tu inform谩tico el te lo puede configurar.

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